Toda área de TI tem uma planilha de custos. Geralmente mais de uma. E, quase sempre, alguém que reza para não perder o arquivo.
Eu perdi a conta de quantas vezes vi a mesma cena: uma planilha enorme, com abas para licenças, contratos, servidores, renovações — mantida por uma pessoa só, que virou a “dona do conhecimento”. Quando essa pessoa sai de férias (ou da empresa), a TI inteira fica cega sobre os próprios custos.
A planilha não é o problema. O problema é depender dela.
Por que a planilha para de funcionar
No começo, a planilha resolve. Você tem 30 licenças, 5 contratos, alguns servidores. Cabe na cabeça e cabe na aba.
O problema aparece com o crescimento. De repente são centenas de licenças espalhadas entre Microsoft 365, ferramentas de segurança, sistemas internos e uma dúzia de SaaS que times diferentes contrataram por conta própria. A planilha continua lá — mas ela agora tem três defeitos graves:
Ela está sempre desatualizada. Alguém contratou uma ferramenta nova ontem, cancelou outra semana passada, e a planilha só vai saber disso quando alguém lembrar de atualizar. Na prática, você toma decisão de custo com dado velho.
Ela não cruza informação. A planilha te diz que você paga por 500 licenças de M365. Ela não te diz quantas estão realmente sendo usadas. Esse é o buraco mais caro da TI: pagar por acesso que ninguém abre há meses.
Ela depende de uma pessoa. Enquanto o custo mora numa planilha mantida manualmente, o conhecimento é de quem mantém — não da empresa. Isso é risco operacional puro.
O custo invisível: a licença ociosa
Deixa eu ser concreto, porque é aqui que o dinheiro escorre.
É comum, em empresas de médio e grande porte, encontrar entre 20% e 40% de licenças pagas que não têm uso real — pessoas que saíram, projetos que acabaram, planos superdimensionados “por segurança”. Cada uma dessas licenças é uma pequena sangria mensal que ninguém sente sozinha, mas que somada vira um número que assusta.
O problema é que a planilha não consegue enxergar isso. Ela registra o que você contratou, não o que você usa. Pra saber o uso real, você precisaria cruzar a lista de licenças com os dados de atividade de cada sistema — e isso não cabe numa aba de Excel atualizada na mão.
O que fazer no lugar (sem virar um projeto gigante)
A resposta não é “compre uma ferramenta cara e complexa”. Já vi empresas trocarem a planilha por um sistema tão pesado que ninguém usava — e voltarem pra planilha. O caminho é mais simples e tem três princípios:
1. A informação tem que se atualizar sozinha. Em vez de alguém digitar, o ideal é que os dados de licenças, uso e custo venham direto das fontes (os próprios sistemas que você já tem). Menos digitação manual, menos dado velho.
2. Você precisa ver custo e uso lado a lado. Não adianta saber quanto você paga se você não sabe quanto usa. A pergunta que importa não é “quantas licenças eu tenho?”, é “quantas eu realmente uso?”.
3. O conhecimento tem que ser da empresa, não de uma pessoa. Quando qualquer gestor autorizado consegue abrir um painel e ver a situação, você eliminou o risco do “dono da planilha”.
O ponto de partida é sempre o inventário
Antes de controlar custo, você precisa saber o que tem. Parece óbvio, mas a maioria das empresas não tem um inventário confiável e atualizado dos próprios ativos de TI — licenças, aplicações, contratos, acessos.
E aqui está a ironia: sem esse inventário, toda tentativa de cortar custo é chute. Você corta o que acha que não usa, torcendo pra não derrubar algo importante. Com o inventário certo, o corte vira decisão baseada em dado.
Se a sua TI ainda depende de uma planilha (e de uma pessoa) para saber os próprios custos, o primeiro passo não é cortar gastos. É enxergar o que você tem — de forma que se mantenha sozinha, cruze uso com custo, e não dependa de ninguém para continuar viva.
O resto (a economia) vem como consequência.
Foi por isso que criamos o Cobalto Manager — uma plataforma que consolida licenças, custos e uso num só lugar, alimentada direto pelos seus sistemas, sem planilha e sem depender de uma pessoa.
Conheça o Cobalto ManagerEste texto faz parte do “Diário de um Gerente de TI”, uma série sobre os problemas reais de governança, custos e infraestrutura que a TI enfrenta na prática.